Conditions générales de licence et de services

ARTICLE 1 – OBJET ET DROIT D'UTILISATION

Le Prestataire met à disposition du Client la plateforme Floreal (la « Plateforme ») en mode SaaS et fournit les prestations de mise en service et les services récurrents décrits ci-dessous (ensemble, les « Services »).

Le Prestataire concède au Client, pour la durée de la relation contractuelle et sous réserve du paiement des sommes dues, un droit personnel, non exclusif, non cessible, non transférable et non sous-licenciable d'accéder à la Plateforme et de l'utiliser pour ses besoins professionnels propres et ceux de ses utilisateurs autorisés.

Ce droit d'utilisation n'emporte aucun transfert au Client d'un quelconque droit de propriété sur la Plateforme ou ses composantes.

ARTICLE 2 – SERVICES

2.1 Forfait de mise en service (« Setup »)

Le forfait de mise en service couvre l'ensemble des prestations nécessaires au paramétrage initial de la Plateforme ainsi que la mise en place et la configuration initiale des agents IA décrits à l'article 2.2.

Il constitue une prestation forfaitaire unique comprenant notamment :

• la création et la configuration de l'instance du Client ;
• la création des comptes administrateurs, dans la limite de 50 administrateurs ;
• le paramétrage de l'identité visuelle du Client ;
• le paramétrage initial des rôles, droits et parcours de formation ;
• la mise en place, l'activation et la configuration initiale des agents IA décrits à l'article 2.2 ;
• la connexion de la Plateforme à Customer.io ;
• une session initiale de formation à distance des administrateurs.

Les agents IA et leur configuration initiale font ainsi partie intégrante du forfait de Setup.

Toute demande du Client excédant le périmètre initial ci-dessus, notamment tout développement spécifique, intégration supplémentaire, modification substantielle du paramétrage initial ou prestation additionnelle, pourra faire l'objet d'une facturation complémentaire après accord des parties.

2.2 Agents IA

Dans le cadre du Setup puis de l'utilisation de la Plateforme, le Prestataire peut mettre à disposition des agents reposant sur des technologies d'intelligence artificielle.

2.3 Services récurrents

À compter de la Date de Mise en Service, la redevance récurrente couvre notamment :

• l'accès et le droit d'utilisation de la Plateforme ;
• son hébergement et son exploitation ;
• sa maintenance corrective et évolutive ;
• les mises à jour et nouvelles versions que le Prestataire décide de mettre à disposition ;
• l'administration technique de la Plateforme ;
• le support prévu à l'article 5 ;
• l'utilisation de la Plateforme par un maximum de 5 000 apprenants/utilisateurs ;
• l'accès aux agents IA ;
• l'utilisation de Customer.io dans la limite de 5 000 contacts.

Le Prestataire demeure libre de faire évoluer la Plateforme et les Services, sous réserve de ne pas supprimer une fonctionnalité essentielle de manière telle que la destination générale du Service serait substantiellement remise en cause.

2.4 Dépassement du volume d'utilisateurs

La redevance récurrente a été déterminée sur la base d'un maximum de 5 000 apprenants/utilisateurs.

En cas de dépassement de ce seuil, le Prestataire pourra proposer une révision de la redevance récurrente afin de tenir compte du nouveau volume d'utilisation de la Plateforme. Les parties se rapprocheront de bonne foi afin de convenir du tarif applicable au nouveau volume.

ARTICLE 3 – ACHÈVEMENT DU SETUP ET MISE EN SERVICE

Le Setup est considéré comme achevé lorsque le Prestataire a réalisé les principaux éléments nécessaires à l'utilisation de la Plateforme, y compris la mise en place et la configuration initiale des agents IA prévues aux articles 2.1 et 2.2 et informe le Client de la disponibilité de l'environnement de production.

Le Client dispose alors d'un délai de cinq (5) jours ouvrés pour signaler par écrit toute non-conformité substantielle au périmètre convenu. À défaut de réserve substantielle et suffisamment détaillée dans ce délai, le Setup est réputé accepté.

Il est également réputé accepté, sans réserve, dès le premier des événements suivants :

• ouverture de la Plateforme aux apprenants ;
• paiement du solde du forfait de Setup.

La date de cette acceptation constitue la « Date de Mise en Service » et fait démarrer la facturation de la redevance récurrente.

Les anomalies mineures n'empêchant pas l'utilisation substantielle de la Plateforme ne font pas obstacle à la Mise en Service et sont traitées dans le cadre de la maintenance.

ARTICLE 4 – DISPONIBILITÉ ET ÉVOLUTION DE LA PLATEFORME

Le Prestataire met en œuvre des moyens raisonnables afin d'assurer la disponibilité et le bon fonctionnement de la Plateforme.

La Plateforme peut toutefois être temporairement indisponible, notamment en raison d'opérations de maintenance, de mises à jour, d'incidents techniques, de mesures de sécurité, de défaillances de réseaux ou de services tiers ou de tout événement échappant raisonnablement au contrôle du Prestataire.

Le Prestataire s'efforce, lorsque cela est raisonnablement possible, de limiter la durée de ces interruptions et d'informer le Client des opérations de maintenance susceptibles d'avoir un impact significatif sur l'utilisation de la Plateforme.

Le Prestataire peut procéder aux opérations de maintenance et aux évolutions techniques ou fonctionnelles qu'il estime nécessaires au fonctionnement, à la sécurité, à l'amélioration ou à l'évolution de la Plateforme.

ARTICLE 5 – SUPPORT

Le Prestataire met à disposition du Client un support raisonnable pour les questions et incidents relatifs au fonctionnement de la Plateforme. Les demandes peuvent être adressées aux coordonnées communiquées par le Prestataire.

Le Prestataire traite les demandes dans un délai raisonnable compte tenu notamment de leur nature, de leur degré de criticité et de ses contraintes opérationnelles, sans garantie de délai d'intervention ou de résolution déterminé sauf accord écrit contraire.

Le support fourni par le Prestataire ne comprend pas le support de premier niveau auprès des apprenants ou utilisateurs finaux, qui demeure à la charge du Client.

ARTICLE 6 – OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE

Le Prestataire exécute les Services avec le soin et la diligence raisonnablement attendus d'un professionnel et est soumis à ce titre à une obligation de moyens.

Le Prestataire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard de la nature des Services.

Sauf stipulation expresse contraire, le Prestataire ne garantit pas que la Plateforme ou les Services fonctionneront sans aucune interruption ou anomalie, ni qu'ils répondront à tous les besoins particuliers du Client.

ARTICLE 7 – OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉ DU CLIENT

Le Client s'engage notamment à :

1. payer l'ensemble des sommes dues aux échéances convenues ;
2. coopérer activement avec le Prestataire et lui communiquer dans des délais raisonnables l'ensemble des informations, contenus, accès, données, décisions et validations nécessaires à l'exécution des Services ;
3. s'assurer de l'exactitude, de la qualité et de la licéité des données et contenus qu'il fournit ou rend accessibles au Prestataire ;
4. disposer de l'ensemble des droits, autorisations, licences et bases légales nécessaires à l'utilisation des données, contenus, marques et autres éléments communiqués au Prestataire ;
5. administrer les comptes utilisateurs et préserver la confidentialité et la sécurité des identifiants ;
6. s'assurer que ses utilisateurs respectent les présentes Conditions ;
7. utiliser la Plateforme et les résultats des agents IA sous sa propre responsabilité et conformément à leur destination ;
8. vérifier les analyses et résultats générés par les agents IA avant toute utilisation ou prise de décision ;
9. respecter l'ensemble des lois et réglementations applicables à son activité et à l'utilisation qu'il fait de la Plateforme, notamment en matière de protection des données personnelles, de propriété intellectuelle et de communications électroniques ;
10. ne pas utiliser la Plateforme d'une manière susceptible de porter atteinte à sa sécurité, son intégrité ou son fonctionnement.

Le Client s'interdit notamment de :

• procéder ou tenter de procéder à toute rétro-ingénierie, décompilation ou extraction du code de la Plateforme, sauf dans les cas strictement autorisés par une disposition légale impérative ;
• contourner les dispositifs de sécurité ou les limitations techniques ;
• réaliser des extractions automatisées massives ;
• effectuer des tests d'intrusion sans autorisation préalable ;
• copier ou reproduire la Plateforme ou ses composantes autrement que dans le cadre du droit d'utilisation concédé ;
• permettre à un tiers non autorisé d'accéder à la Plateforme ;
• utiliser la Plateforme ou les Services afin de développer ou entraîner un produit ou service concurrent.

Le Client est responsable des actes et omissions de ses utilisateurs dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme.

Tout retard du Client dans la communication d'un élément nécessaire à l'exécution des Services reporte d'autant les délais d'exécution du Prestataire, sans engager sa responsabilité.

Le Client garantit le Prestataire contre toute réclamation d'un tiers résultant des contenus, données ou instructions fournis par le Client ou d'une utilisation des Services contraire aux présentes Conditions ou à la réglementation applicable.

ARTICLE 8 – CONDITIONS FINANCIÈRES

8.1 Forfait de Setup

Le prix forfaitaire du Setup est fixé dans la facture transmise.

Ce montant rémunère l'ensemble de la prestation initiale de mise en service de la Plateforme, y compris la mise en place et la configuration initiale des agents IA visés à l'article 2.2.

Le forfait de Setup rémunère une prestation spécifique réalisée pour le Client. Les sommes facturées au titre des prestations réalisées sont définitivement acquises au Prestataire et ne sont pas remboursables.

8.2 Redevance récurrente

Elle est due à compter de la Date de Mise en Service et facturée mensuellement à terme à échoir. Tout mois commencé est dû en totalité.

Cette redevance est déterminée sur la base des volumes et conditions d'utilisation définis dans les présentes Conditions et notamment d'un maximum de 5 000 utilisateurs.

8.3 Services et technologies tiers

Le fonctionnement de la Plateforme repose en partie sur des infrastructures, logiciels, API, services d'intelligence artificielle, services d'envoi d'e-mails et autres technologies fournis par des tiers (les « Services Tiers »). Les coûts ordinaires des Services Tiers sont compris dans la redevance récurrente.

Toutefois, si l'utilisation de la Plateforme par le Client entraîne un niveau de consommation des Services Tiers supérieur à 500 € HT par mois pendant deux mois consécutifs, le Prestataire pourra demander une révision raisonnable de la redevance.

Le Prestataire informe le Client de cette situation et lui propose les nouvelles conditions financières applicables. Le Prestataire n'est pas tenu de communiquer ses contrats fournisseurs, factures, conditions tarifaires, méthodes de calcul internes ou autres informations confidentielles afin de justifier cette révision.

Les parties disposent d'un délai de trente (30) jours pour convenir de la nouvelle redevance.

À défaut d'accord dans ce délai, chacune des parties pourra mettre fin aux Services moyennant un préavis de trente (30) jours. Une telle résiliation constitue l'exercice d'un droit contractuel et ne constitue pas un manquement du Prestataire et n'ouvre droit à aucune indemnité, remboursement ou dommages-intérêts du fait de la résiliation elle-même.

8.4 Modification des Services Tiers

Le Client reconnaît que les Services Tiers sont exploités indépendamment du Prestataire et peuvent modifier leurs fonctionnalités, tarifs, conditions d'utilisation ou disponibilité.

Le Prestataire peut remplacer un Service Tiers par une solution équivalente ou raisonnablement comparable lorsqu'il l'estime nécessaire.

Le Prestataire ne saurait être responsable d'une interruption ou modification directement imputable à un Service Tiers et échappant raisonnablement à son contrôle, sous réserve de mettre en œuvre des efforts raisonnables pour limiter ses conséquences sur les Services.

8.5 Paiement

Sauf conditions particulières différentes, les factures sont payables en euros par virement bancaire à trente (30) jours date de facture.

Les frais liés aux virements internationaux sont supportés par le Client de telle sorte que le Prestataire perçoive le montant net facturé.

Aucune compensation ou retenue ne peut être pratiquée par le Client sans l'accord préalable écrit du Prestataire ou décision définitive d'une juridiction compétente.

8.6 Retard de paiement

ARTICLE 9 – TAXES

Les prix indiqués sont exprimés hors taxes.

Le Client est responsable du paiement de toute taxe, retenue, droit ou prélèvement applicable dans son pays en raison de l'achat ou de l'utilisation des Services, à l'exception des impôts portant directement sur les bénéfices du Prestataire.

Lorsque la réglementation applicable impose au Client d'effectuer une retenue sur les sommes dues au Prestataire, le Client effectue, dans toute la mesure permise par la loi, le paiement nécessaire afin que le montant net effectivement reçu par le Prestataire corresponde au montant facturé.

Le Client fournit au Prestataire, sur demande, toute information ou attestation raisonnablement nécessaire à la détermination du régime fiscal applicable et l'informe sans délai de toute modification de sa situation susceptible de modifier ce régime.

ARTICLE 10 – DURÉE ET RÉSILIATION

10.1 Durée

La relation contractuelle prend effet à compter de l'acceptation des conditions commerciales et des présentes Conditions par le Client et est conclue pour une durée indéterminée.

10.2 Résiliation ordinaire

Après la Date de Mise en Service, chacune des parties peut mettre fin aux Services moyennant un préavis écrit d'un (1) mois.

La résiliation intervenant avant l'achèvement du Setup ne remet pas en cause l'exigibilité des sommes correspondant aux prestations déjà réalisées ou engagées par le Prestataire.

10.3 Résiliation pour manquement

En cas de manquement grave d'une partie à ses obligations, l'autre partie peut résilier la relation contractuelle si le manquement n'est pas remédié dans un délai de trente (30) jours suivant une mise en demeure écrite.

Ce délai est ramené à huit (8) jours en cas de défaut de paiement.

Le Prestataire peut suspendre immédiatement les Services lorsqu'une utilisation de la Plateforme présente un risque sérieux pour sa sécurité, son intégrité, celle de ses systèmes ou celle de tiers, ou lorsqu'une telle suspension est nécessaire afin de respecter une obligation légale.

10.4 Effets de la cessation

À la date d'effet de la cessation :

• le droit d'utilisation de la Plateforme prend fin ;
• les sommes dues deviennent immédiatement exigibles ;
• les redevances payées au titre de périodes déjà commencées ne sont pas remboursées ;
• le forfait de Setup ou les sommes correspondant aux prestations de Setup déjà réalisées demeurent acquis au Prestataire ;
• les stipulations qui, par leur nature, ont vocation à survivre à la cessation continuent de produire leurs effets.

ARTICLE 11 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

11.1 Propriété du Prestataire

Le Prestataire demeure titulaire exclusif, ou licencié autorisé, de l'ensemble des droits afférents à la Plateforme et aux éléments utilisés pour fournir les Services.

Sont notamment concernés, sans que cette liste soit limitative :

• la Plateforme Floreal ;
• son architecture et son code source et objet ;
• les logiciels, modules, interfaces et API ;
• les bases de données et leur structure ;
• les méthodes, modèles, algorithmes, prompts, workflows et mécanismes d'orchestration ;
• la conception, le paramétrage et les configurations des agents IA ;
• les modèles, outils, composants et briques techniques ;
• les documentations ;
• les méthodes et savoir-faire ;
• les développements, améliorations, mises à jour et évolutions ;
• les éléments développés ou configurés dans le cadre du Setup, y compris lorsqu'ils ont été réalisés pour tenir compte des besoins du Client.

Le paiement du Setup, des redevances ou de toute prestation ne confère au Client aucun droit de propriété intellectuelle sur ces éléments.

Le Client bénéficie exclusivement du droit d'utilisation prévu à l'article 1.

11.2 Éléments du Client

Le Client demeure propriétaire de ses contenus, données, marques et autres éléments qu'il fournit au Prestataire.

Il concède au Prestataire, pendant la durée nécessaire à la fourniture des Services, les droits nécessaires pour héberger, reproduire, traiter, adapter techniquement et afficher ces éléments aux seules fins de fourniture et d'exploitation des Services. Le Client garantit qu'il dispose des droits nécessaires à cette fin.

11.3 Retours et améliorations

Les suggestions, commentaires, demandes d'amélioration ou retours communiqués par le Client concernant la Plateforme peuvent être librement utilisés par le Prestataire afin d'améliorer ou faire évoluer ses produits et Services, sans rémunération ni restriction, sous réserve de ne pas divulguer les informations confidentielles du Client.

Les fonctionnalités, améliorations et développements génériques résultant notamment de ces retours demeurent la propriété exclusive du Prestataire.

11.4 Référence commerciale

Sauf opposition écrite du Client, le Prestataire peut mentionner le nom et le logo du Client dans ses références commerciales et supports de présentation, sans divulguer d'informations confidentielles.

ARTICLE 12 – DONNÉES ET RÉVERSIBILITÉ

Le Client demeure titulaire de ses données. À la cessation des Services, le Client peut demander, dans un délai de trente (30) jours, un export standard des données qu'il a fournies à la Plateforme dans un format structuré couramment utilisé.

Cet export standard est fourni sans frais supplémentaires. Toute migration, transformation, retraitement, assistance ou prestation spécifique pourra faire l'objet d'une facturation complémentaire.

À défaut de demande dans ce délai, ou à l'expiration d'un délai de soixante (60) jours suivant la cessation des Services, le Prestataire pourra supprimer les données du Client de ses environnements actifs, sous réserve des obligations légales de conservation et du cycle normal de purge des sauvegardes.

ARTICLE 13 – DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Lorsque le Prestataire traite des données à caractère personnel pour le compte du Client dans le cadre des Services, le Client agit en qualité de responsable du traitement et le Prestataire en qualité de sous-traitant au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données.

Le Prestataire traite les données conformément aux instructions documentées du Client et uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services.

Le Prestataire :

• veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité ;
• met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
• peut recourir aux sous-traitants ultérieurs nécessaires à la fourniture des Services, notamment pour l'hébergement, les communications électroniques et les technologies d'intelligence artificielle ;
• fournit au Client, dans une mesure raisonnable, l'assistance requise par la réglementation applicable ;
• informe le Client dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d'une violation de données personnelles affectant les traitements réalisés pour son compte ;
• restitue ou supprime les données conformément à l'article 12 et à la réglementation applicable.

Le Client autorise de manière générale le recours par le Prestataire à des sous-traitants ultérieurs. Le Prestataire informe le Client de tout changement significatif concernant ces sous-traitants dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

Le Client demeure responsable de la licéité des traitements qu'il met en œuvre au moyen de la Plateforme, des informations communiquées aux personnes concernées, des bases légales applicables et des instructions qu'il adresse au Prestataire.

Le Client s'engage à ne pas transmettre de catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD sauf accord écrit préalable du Prestataire.

Dans le cas où le Prestataire traite des Données à caractère personnel pour le compte du Client, le Client agit en qualité de responsable du traitement et le Prestataire en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).

Les conditions applicables à ces traitements, conformément à l'article 28 du RGPD, sont définies dans l'Accord relatif au traitement des données personnelles (DPA) figurant en Annexe 1, lequel fait partie intégrante des présentes Conditions et est soumis aux mêmes modalités d'acceptation et d'entrée en vigueur que celles-ci.

ARTICLE 14 – CONFIDENTIALITÉ

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations non publiques de nature technique, commerciale, financière ou stratégique reçues de l'autre partie dans le cadre des Services.

Cette obligation s'applique pendant la durée de la relation contractuelle et pendant cinq (5) ans suivant sa cessation.

Elle ne s'applique pas aux informations dont la partie destinataire démontre qu'elles :

• étaient déjà licitement en sa possession ;
• sont devenues publiques sans violation des présentes Conditions ;
• ont été licitement reçues d'un tiers ;
• ont été développées indépendamment ;
• doivent être divulguées en application de la loi ou d'une décision d'une autorité compétente.

ARTICLE 15 – RESPONSABILITÉ

Le Prestataire n'est responsable que des dommages directs et prévisibles résultant d'un manquement prouvé à ses obligations contractuelles.

En aucun cas le Prestataire ne pourra être responsable de dommages indirects ou immatériels, notamment perte de chiffre d'affaires, bénéfice, marge, clientèle, opportunité commerciale, exploitation, données, économies escomptées ou atteinte à l'image.

Le Prestataire ne saurait notamment être responsable :

• des décisions prises par le Client sur la base des analyses ou résultats des agents IA ;
• de l'inexactitude ou du caractère incomplet d'un résultat généré par une technologie d'intelligence artificielle ;
• des données, contenus ou instructions fournis par le Client ;
• d'une utilisation de la Plateforme non conforme aux présentes Conditions ;
• d'un incident imputable aux équipements, réseaux ou systèmes du Client ;
• d'une défaillance d'un Service Tiers échappant raisonnablement à son contrôle ;
• d'un événement de force majeure.

ARTICLE 16 – FORCE MAJEURE ET ÉVÉNEMENTS EXTÉRIEURS

Aucune partie n'est responsable d'un manquement résultant d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Sont notamment susceptibles, lorsqu'ils remplissent les conditions légales de la force majeure, de constituer de tels événements : panne généralisée des réseaux ou infrastructures, cyberattaque majeure, catastrophe naturelle, conflit, décision d'une autorité publique ou indisponibilité généralisée d'une infrastructure essentielle.

Si l'empêchement se poursuit pendant plus de soixante (60) jours, chacune des parties pourra mettre fin aux Services affectés sans indemnité.

ARTICLE 17 – SOUS-TRAITANCE ET CESSION

Le Prestataire peut librement recourir à des sous-traitants, fournisseurs et prestataires tiers pour tout ou partie des Services.

Le Client ne peut céder ou transférer tout ou partie de ses droits ou obligations sans l'accord écrit préalable du Prestataire.

Le Prestataire peut céder ou transférer la relation contractuelle à une société de son groupe ou à tout tiers dans le cadre notamment d'une restructuration, fusion, acquisition, cession d'activité ou transfert de la Plateforme, sous réserve d'en informer le Client.

ARTICLE 18 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

18.1 Documents contractuels

La relation contractuelle est constituée exclusivement :

1. des conditions commerciales particulières expressément convenues entre les parties, notamment telles que confirmées par écrit par le Prestataire ;
2. des présentes Conditions.

En cas de contradiction, les conditions particulières prévalent.

18.2 Modification des Conditions

Le Prestataire peut faire évoluer les présentes Conditions pour tenir compte notamment de l'évolution des Services, de la technologie ou de la réglementation.

Toute modification substantielle applicable à une relation contractuelle en cours est portée à la connaissance du Client dans un délai raisonnable avant son entrée en vigueur.

Si une modification affecte substantiellement les droits du Client et que celui-ci la refuse, il pourra résilier les Services avant son entrée en vigueur.

18.3 Indépendance

Les parties agissent en qualité de professionnels indépendants. Les présentes Conditions ne créent aucune société, mandat, agence, joint-venture ou relation de travail entre elles.

ARTICLE 19 – DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION

Les présentes Conditions et la relation entre les parties sont régies par le droit français, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois.

Les parties s'efforcent de résoudre amiablement tout différend avant l'introduction d'une procédure judiciaire.

ANNEXE 1 – ACCORD RELATIF AU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES (DPA)

L'Accord relatif au traitement des données personnelles (DPA), conclu conformément à l'article 28 du RGPD, fait partie intégrante des présentes Conditions.